Zapytanie ofertowe nr Z-3/24/2022 dot. świadczenia usług hotelarskich i gastronomicznych dla uczestników 20-go dorocznego spotkania organizacyjnego pracy Polskiego FADN

Warszawa, 21.06.2022 r.

AE.26.21.2022

ZAPYTANIE OFERTOWE NR Z-3/24/2022

Dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

 o wartości nieprzekraczającej wartości 130 000 zł.

Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późniejszymi zmianami). Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz bezstronności i obiektywności.

Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej – Państwowy Instytut Badawczy zwraca się z prośbą o złożenie oferty cenowej zgodnie z przedstawionymi wymogami:

1. I.                   Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych dla uczestników 20-go dorocznego spotkania organizacyjnego pracy Polskiego FADN. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2.

1. II.                Zamawiający zastrzega, że Wykonawca musi samodzielnie wykonać kluczowe części zamówienia,  to jest usługi hotelarskie i gastronomiczne.

1. III.                                    Termin realizacji zamówienia.

1. 1.             Organizowane 20 - te doroczne spotkanie organizacyjne pracy Polskiego FADN może odbyć się w dniach 21 - 23 lub 28 – 30 września 2022 r., zaoferowany termin nie będzie podlegał ocenie, a w przypadku zaproponowania obu terminów, o jego wyborze Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.
2. 2.             Miejsce świadczenia usług – hotel minimum 3 - gwiazdkowy położony na terenie województwa lubuskiego. Obiekt oddalony od zgiełku drogi o dużym natężeniu ruchu lokalnego i tranzytowego o co najmniej 100 m, położony w otoczeniu przyrody (las, park, zbiornik wodny).

1. IV.                                     Ocena ofert.
2. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następującego kryterium:

     Cena brutto – 100%.

1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu ofertowym i będzie przedstawiać najniższą łączną cenę ofertową brutto.
2. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty  najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
3. Wykonawcy składający oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż przedstawione w pierwotnie złożonych ofertach.
4.  Zamawiający zastrzega sobie prawo przed dokonaniem wyboru oferty najkorzystniejszej do skonfrontowania propozycji ofertowych z rzeczywistymi warunkami, celem zweryfikowania zaoferowanego obiektu pod kątem wymagań zawartych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia.

1. V.                Sposób obliczenia ceny.

1.  Oferta musi zawierać cenę brutto określoną za cały oferowany przedmiot zamówienia, w rozumieniu ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. 2019 poz. 178, z późniejszymi zmianami), tj. wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą Zamawiający będzie obowiązany zapłacić Wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia.
2. Dla celów porównania ofert Wykonawca w Formularzu oferty poda całkowity koszt brutto organizacji spotkania oraz dla prawidłowego obliczenia ceny Wykonawca w formularzu oferty – w tabeli zobowiązany jest wpisać ceny jednostkowe brutto za poszczególne usługi, następnie mnoży podaną cenę przez wskazaną ilość i wylicza wartość brutto za dany rodzaj usługi. Łączną wartość oferty należy obliczyć sumując wszystkie wiersze. Wyliczoną w ten sposób wartość brutto oferty Wykonawca wpisze jako cenę oferty, podając również wartość netto i wartość podatku VAT.
3.  Cena oferty winna być wyrażona w złotych polskich.
4. Podana cena musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia (łącznie z ewentualną opłatą klimatyczną). W przypadku zastosowania upustu w cenie ma on być uwzględniony w ostatecznej cenie oferty.
5. Cena oferty w formularzu ofertowym – załączniku nr 1 musi być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.
6. Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem spotkania i nie będzie mniejsza niż 70 osób.
7. Ostateczne całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z ceną pobytu za 1 osobę określoną w ofercie Wykonawcy, zostanie ustalone na podstawie liczby uczestników, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem spotkania. Podana liczba uczestników będzie podstawą do wystawienia faktury VAT.
8. Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo dochodzenia roszczeń z tytułu zmiany ilości uczestników spotkania, o ile Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tym fakcie nie później niż 5 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia spotkania.

1. VI.                                     Opis sposobu przygotowania oferty.
2. 1.    Ofertę należy złożyć elektronicznie na adres: [email protected] z oznaczeniem „oferta na świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych dla uczestników 20-go dorocznego spotkania organizacyjnego pracy Polskiego FADN” scan podpisanych wymaganych w pkt 2 dokumentów winien być załącznikiem do wiadomości e-mail) lub w formie pisemnej w zamkniętej kopercie za pośrednictwem poczty, kuriera lub dostarczona osobiście z umieszczonym na kopercie oznaczeniem oferty: „świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych dla uczestników 20-go dorocznego spotkania organizacyjnego pracy Polskiego FADN”.

1. Oferta musi zawierać:

1)      wypełniony, opatrzony pieczątką firmową i podpisany formularz ofertowy

 (zgodnie z załącznikiem nr 1),

2)      aktualny w terminie składania ofert odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,

3)      w przypadku podpisania oferty przez osobę niewymienioną w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo.

1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę, zawierającą jedną, jednoznacznie opisaną propozycję.
2. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma na piśmie stosowne zawiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty. Koperty oznaczone „ZMIANA” zostaną otwarte przy otwieraniu oferty Wykonawcy, który wprowadził zmiany i po stwierdzeniu poprawności procedury dokonywania zmian, zostaną dołączone do oferty.
3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferenta wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty.
4. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5. Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30 dni Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

1. VII.                             Termin i miejsce złożenia oferty.

1. 1.      Ofertę należy złożyć elektronicznie na adres: [email protected] z oznaczeniem oferta na lub w formie pisemnej w zamkniętej kopercie za pośrednictwem poczty, kuriera lub dostarczona osobiście z umieszczonym na kopercie oznaczeniem oferty: „świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych dla uczestników 20-go dorocznego spotkania organizacyjnego pracy Polskiego FADN”.
2. Termin składania ofert upływa dnia 28.06.2022 r. do godz. 12.00.
3. Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego.

1. VIII.                          Informacje dotyczące wyboru oferty najkorzystniejszej.
2. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza zostanie powiadomiony pisemnie, drogą elektroniczną i zaproszony do podpisania umowy.   
3. Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia umowy na realizację przedmiotu zamówienia wg wzoru sporządzonego przez Zamawiającego.
4.  Miejscem podpisania umowy jest siedziba Zamawiającego.

1. IX.                                Osoba do kontaktów.
2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego.
3. Zamawiający może udzielić wyjaśnień lub dokonać zmiany treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Zamawiający zamieści wyjaśnienia lub zmiany treści Zapytania ofertowego na stronie internetowej.
4. Osobą ze strony Zamawiającego upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami w zakresie przedmiotu zamówienia jest:

Beata Malanowska tel. 22 50-54 -400  e-mail [email protected]

1. Osobami ze strony Zamawiającego upoważnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami w zakresie formalnym są:

1)   Anna Hankiewicz tel. 22 50-54-576, e-mail [email protected]

2)   Irena Mikiewicz tel. 22 50-54-523, e-mail [email protected]

3)   Iwona Ajchler-Winiarska tel. 22 50-54-475, e-mail [email protected]

1. X.                Klauzula informacyjna z art. 13 RODO związana z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1)      Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą przy ul. Świętokrzyskiej 20, 00-002 Warszawa;

2)      Administrator danych osobowych powołał Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected]., lub pod nr telefonu; 22 50 54 547.

3)      Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nr Z/3/24/2022 na „Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych dla uczestników 20-go dorocznego spotkania organizacyjnego pracy Polskiego FADN” prowadzone w trybie zapytania ofertowego;

4)      odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania;

5)      Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata;

6)      Podanie  danych osobowych przez Panią/Pana jest dobrowolne w celu zawarcia umowy i wykonania umowy łączącej Zabawiającego z Wykonawcą aczkolwiek odmowa ich podania uniemożliwia podjęcie współpracy pomiędzy ww. stronami;

7)      w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

8)      posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9)      nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania IERiGŻ-PIB do zawarcia umowy. Wybór oferty zostanie dokonany zgodnie z przedstawionymi kryteriami oceny ofert.

Postępowanie może być unieważnione w każdym czasie bez podawania przyczyn.

Załączniki:

1)   Załącznik nr 1 – Formularz oferty

2)   Załącznik nr 2 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

3)   Załącznik nr 3 – Umowa (wzór)